שירה צינמון, נס: "ניהול הסיכונים לא תמיד מקבל יחס ראוי, אבל כשמשהו משתבש – מדברים רק על זה"

ניהול סיכונים בארגונים וסוגיית עלויות שדרוגי המערכות של סאפ (SAP) ומורכבותן גורמים לא מעט כאבי ראש למנהלי ארגונים ולמנמ"רים. לכך מצטרפת סוגיית ניהול החשבוניות במערכות הכספים. הפתרונות שמספקת החברה לסוגיות אלה הוצגו בכנס משתמשי סאפ בישראל, ISUG 2012, שהתקיים שלשום (ב') במרכז הכנסים אבניו שבקריית שדה התעופה, בהפקת אנשים ומחשבים.

שירה צינמון, מנהלת פעילות GRC בנס ישראל, ודרורית טל, מיישמת SAP GRC בכירה בחברה, הסבירו בכנס על פתרון המערכת של סאפ לניהול סיכונים. "נושא ניהול הסיכונים לא תמיד מקבל יחס ראוי בארגונים, אבל כשמשהו משתבש כולם מדברים רק על זה", אמרה צינמון. "כל מנהל עסקי חייב לנהל סיכונים, ולשם כך עליו למפות אותם. המערכת מאפשרת למפות את כל ההרשאות לפי העובדים בארגון ולקשר לכל טרנזאקציה את הסיכון הנובע מהשימוש בה.

"שלושת המוצרים העיקריים של סאפ לניהול סיכונים הם ה-Access Control, ה-Process Control וה-Risk Management", הוסיפה. "יש בין השלושה אינטגרציה יפה ואנחנו מתייחסים אליהם כאל מקשה אחת".

לדברי טל, "רכיב בשם 'כבאי', השייך ל-Access Control, מאפשר לעבוד כך שכל פעילות שמבוצעת – מנוטרת והבקר מקבל דו"ח. כתוצאה מכך ניתן לזהות ולתקן טעויות מהר יותר".

"האתגר – פחות טראומה בשדרוג מערכת הסאפ"
עודד דגן ועופר קוסקאס, מנהלי פרויקטי סאפ ויועצי Solution Manager, דיברו על חסכון בהוצאות בפרויקטי שדרוג ותמיכה שוטפת באמצעות SAP Solution Manager. "האתגר הוא להפוך את תהליך השדרוג של מערכת הסאפ לסטנדרטי ופחות טראומטי", אמרו.

לדבריהם, "הבעיה המרכזית בשדרוגים כיום היא החשש ששדרוג המערכת יקלקל משהו במערכת הקיימת. החשש הזה גורם לדחיית השדרוג ככל האפשר, ובינתיים מצטברים עוד ועוד עדכוני תוכנה שלא עודכנו. בשלב שכבר אין ברירה, השדרוג הופך לפרויקט ענק, וזה לא צריך להיות כך".

"מצאנו שלארגון ממוצע יש בערך 1,000-1,500 טרנזקציות, אבל רק כ-30% מתוכן הן טרנזקציות עיקריות. אנחנו מבקשים מהארגון להחליט מהן הטרנזקציות העיקריות ומהם התהליכים הקריטיים עבורו. לאחר מכן מבצעים את תהליכים הבדיקה כך שהארגון לא יינזק".

בנושא ניהול קוד לקוח עם CDMC אמרו דגן וקוסקאס, כי "תחילה ממפים את כל הפיתוחים ובודקים באילו טרנזקציות הארגון משתמש בתדירות גבוהה, באילו הוא לא משתמש כלל ובאילו משתמש באופן חלקי". הם הוסיפו, כי "ייתכן שיש טרנזקציות שאינן נחוצות עוד. בכל חברה יש הרבה פיתוחים ולא את כולם צריך. כל עוד הם במערכת, הם מכבידים עליה והארגון משלם בגינן מחיר גבוה בביצועים, בתחזוקה ובשדרוגים. זה כמו לעבור דירה עם ארגזים מלאים בחפצים שאנחנו לא צריכים. לכן, לפני כל דבר אחר, מבצעים Clearing. לאחר מכן מבצעים חיתוך בין אובייקטים של סאפ שהשתדרגו לבין הפיתוחים שנמצאים בשימוש".

ייעול תהליכים לפישוט התיעוד
מיכאל שריידר, מנהל אזור EMEA בטופ אימג' סיסטמס (TIS), דיבר על זרימת המידע – מעיבוד החשבוניות לדיגיטציה מלאה של מיון הדואר, בסביבת סאפ. "בין השאלות הנפוצות במחלקות הכספים הן: היכן נמצאת החשבונית, מתי צריך לשלם ומי הזמין את הפריט המסוים הזה", אמר.

לדבריו, "התוכנה שלנו מספקת את התשובות באמצעות תהליך שכלול בפתרון סאפ ומייעלת תהליכים לפישוט התיעוד. היא מסווגת את המידע שמגיע מערוצים שונים – למשל, חשבוניות נכנסות וחשבוניות על רכישות – בשפות שונות וממדינות שונות, ומאפשרת להשתמש בממשקים מוכרים. התוכנה מקבלת את המידע בכל שפה שבה הוא מגיע, מסווגת אותו ומשגרת אותו למקומות הרלוונטיים".

"כמו כן", הוסיף, "התוכנה משתמשת בנתונים שכלולים במערכת של סאפ, מחלצת את המידע הנחוץ מתוך ים הנתונים (כאמור, כל החשבוניות שמגיעות ממדינות שונות, בשפות שונות ובתבניות עיצוב שונות) ומעבירה אותו לערוצים הנכונים. זאת, כדי שניתן יהיה לאתר בקלות ובמהירות, בין היתר, היכן נמצאת כל חשבונית, מה הסטטוס שלה, ומי עובד עליה. כמו כן, המערכת מאפשרת לאתר בשלב מוקדם חשבוניות שנשלחו יותר מפעם אחת ולעצור אותן".

בכנס דיבר גם רפי מרקמן, מנכ"ל BDA פרויקטים, שהרצה על הקטנת ה-TCO והגדלת הערך העסקי לחברות המיישמות סאפ.