קומסיין תטמיע מערכת חיתום דיגיטלי בעיריית פתח תקווה; ההיקף: מאות אלפי שקלים

קומסיין (Comsign) מטמיעה בימים אלה מערכת חיתום דיגיטלי בעיריית פתח תקווה, בפרויקט שהחל לפני שלושה חודשים וצפוי להסתיים במהלך 2013. היקפו הכספי של הפרויקט לא נמסר, אולם גורמים בשוק העריכו, כי עלותו עומדת על מאות אלפי שקלים.

מערכת החיתום הדיגיטלי, קומסיין-טראסט, מאפשרת להעביר מסמכים חדשים וכן מסמכי ארכיון לפורמט סרוק דיגיטלית – מאושר, מגובה אוטומטית בשרתי החברה, מאובטח וקביל משפטית. השירות החדש מבטל את הצורך בשמירת מסמכי נייר ומאפשר שמירת מסמכים בארכיון אלקטרוני.

בשלב הראשון מוטמעת המערכת בימים אלה באגף ההנדסה בעירייה, במסגרת פיילוט להעברת כל המסמכים ההנדסיים והאדריכליים לפורמט דיגיטלי ומקוון. הפורמט החדש יאפשר לתושבי העיר להוריד מאתר האינטרנט של העירייה מסמכים הנדסיים, כולל גרמושקות (שרטוטי בניין בגדלים משתנים), ללא צורך בהחתמת המסמך על ידי גורמים משפטיים. עם תום שלב זה תשרת המערכת 100 משתמשים, עובדי מינהל הנדסה, וכן את עשרות אלפי התושבים. עלות שלב זה בפרויקט עומדת על 150 אלף שקלים.

בהמשך יורחב הפרויקט לארכיבים נוספים, כגון אלה של אגפי רישוי עסקים ומשאבי אנוש. בנוסף, יורחבו השירותים הדיגיטליים לממשקים נוספים, בהם משלוח חשבונות באי-מייל ודיוור לתושבים. המעבר לעבודה עם מערכות דיגיטליות יביא להחלפת סביבת העבודה הקודמת: הארכיונים המאובקים, תכתובות הדואר, המעטפות, הניירת המשרדית, המסמכים המוניציפליים ואחרים.

רן שלום, מנהל אגף מערכות מידע ומיחשוב בעיריית פתח תקווה, אמר ש-"מדובר בשינוי תפיסה של העירייה. זהו מעבר לשיטות עבודה מהירות, יעילות וירוקות יותר, שמניב לנו חיסכון אדיר – הן במשאבים, הן בשטח רצפה והן בצמצום השימוש בנייר".

לדבריו, "היתרון הגדול של המערכת הוא בכך ששירותי המידע, שעד עתה נמסרו רק בהגעה פיזית לעירייה, יומרו לשירותים המועברים באמצעות אתר האינטרנט". עוד הוא אמר, כי "החיתום הדיגיטלי יקל על התושבים ויחסוך זמן יקר, הכולל הגעה לעירייה, צילום המסמכים וחתימתם בחותמת 'נאמן למקור'. במקום זאת, המסמך יהיה זמין באתר העירייה כשהוא מוכן לשימוש וקביל משפטית. מדובר בסוגי מסמכים רבים: מסמכים לצורך תוספת בנייה, חריגות בנייה, אישורים לטאבו וקבלת מידע תכנוני – מסמך שכבר ניתן באינטרנט, אולם כיום הוא לא קביל משפטית".

"החיתום הדיגיטלי של המסמכים יאפשר לעירייה למנוע שינויים במסמכים, שיכולים להיטיב עם בעלי אינטרס כזה או אחר", הוסיף. "לא ניתן לשנות את המסמכים בעלי החיתום הדיגיטלי בשום דרך, ובכך ניתן לקבע ולשמר את המידע וההחלטות שבוצעו".

תמי לנצקרון, סמנכ"לית המכירות של קבוצת קומדע, ציינה ש-"עיריית פתח תקווה מצטרפת למוסדות פיננסיים, משרדי ממשלה ורשויות נוספות שכבר עובדים עם מערכת החיתום הדיגיטלי ושרות החתימה הדיגיטלית שלנו".