‏ניהול הניידות העסקית; מדיניות של פשרות – חלק ב'

האירועים הכרוכים בניידות עסקית מתרחשים במהירות יחסית וזה עוד מאפיין של תקופתנו, הרצון לקבל הכל כאן ועכשיו. ארגונים נוטים בדרך כלל ללמוד על סמך הניסיון ולהקיש לגבי העתיד לבוא. בעידן המוביליטי קצב האירועים הטכנולוגיים כה מהיר והארגונים לא מצליחים להיערך אליהם.

זהו מאמר המשך למאמר קודם בנושא, בו סקרנו את יתרונות השימוש במערכת התומכת ב-EMM (ר"ת Enterprise Mobility Management), הגם שהצרכים הארגונים אינם ברורים דיים, לא בתחום הטכנולוגי ובוודאי לא בתחום העסקי.

הניתוח של תהליכים עסקיים היכולים להיות מועברים אל הטכנולוגיה החדשה הינו משימה כבדת משקל. אין המדובר על העתקה טכנולוגית מיישום אחד במחשוב המוכר, לתצורת מחשוב חדשה. לראשונה, המחשב איתו אנו עובדים מאפשר גמישות רבה בפתרונות שבעבר היו כמעט על גבול הבלתי אפשרי.

תהליך העברת תהליכים עסקיים למכשירים החכמים חייב להיות בחשיבה מחוץ לקופסא, חשיבה יצירתית, עם הכרת הטכנולוגיה. אתן דוגמה להמחשת העניין – נניח שיש לנו משימת שטח המצריכה תיעוד – חתימת מסמך, ציון מקום גיאוגרפי מדויק וחתימת זמן. במערכות הנוכחיות היינו חייבים להפעיל יישומים שונים על מנת לקבל תהליך עסקי רציף, הפעלה הכרוכה גם בהפעלת ציוד קצה המתחבר למחשב. בעידן המכשירים החכמים ניתן לתאר את הפעולה באופן הבא:

1. תיעוד – יכול להתבצע באמצעות מסמך Office שנערוך אותו, מסמך PDF שנוכל לבצע אנוטציות עליו, מסמך שנכתוב אותו בכתב יד, צילום תמונה או וידאו (הקלטה).

2. חתימת מסמך – באמצעות חתימה פיזית על גבי המסך, חתימה דיגיטלית (תעודה).

3. ציון מקום גיאוגרפי מדויק וחתימת זמן – באמצעות הפעלת ה-GPS והשעון של המכשיר.

מרגע שארגון נכנס לתוך התהליך עליו לבחון באם הוא יכול לבצע את התהליכים ברמת On-Line או Off-Line. אין זו שאלה פשוטה. בחירה בתהליך Off-Line  תחייב למשל פיתוח אפליקציה שתוכל להסתנכרן ברגע שיתבצע חיבור לרשת.

התהליכים העסקיים יחייבו בין השאר מעבר לפיתוח האפליקציה, חיבור ליישומי צד ג', שיאפשרו יכולות ניידות מורכבות נוספות. החיבור הזה צריך להיות באמצעות API’s או Web Services, כך שהפעילות עצמה תתרחש במסגרת האפליקציה באופן שקוף למשתמש הקצה. דוגמא לשילוב פתרונות צד ג', יהיה שימוש במערכת לשמירת מסמכים רגישים הנוצרים באמצעות האפליקציה ושהשימוש בה יאפשר הגנה רחבה על המידע.

טעות נפוצה שארגונים רבים עושים, היא בבחירת פתרון ביניים הפותר בעיה אחת אך אינו פותר את שאר הבעיות שניהול הערוץ מחייב. ארגון שמנהל דיון אסטרטגי ואחר כך דן במדיניות הניידות העסקית יגלה עד מהרה, כי ויתור על יכולות ניהול המכשיר יגבילו עד מהרה את יכולת יישום התהליכים העסקיים.

קיים ויכוח עקר לטעמי של פתרון קונטיינר אל מול פתרון ניהול המכשיר. עקר, משום ששני הפתרונות אינם לעומתיים, אלא בהרבה מובנים משלימים האחד את השני. גם אם נניח שכל הפעילות העסקית של הארגון מנוהלת בקונטיינר, האם לא נרצה להניח יסודות לגמישות ושימושיות של משתמש הקצה? דוגמה אחת לסוג של הגבלת השימושיות הוא השימוש בקונטיינר ליישומי Outlook שה-Contacts הינו חלק מהם. אם ה-Contacts מצויים בקונטיינר, כל עדכון של Contact חדש במכשיר לא יעבור לקונטיינר. התוצאה הינה שימושיות לא נוחה למשתמש.

מנמ"ר הרוצה בהצלחת המעבר לניידות עסקית, צריך להכין את הארגון לפשרות הכרחיות שצריכות להיעשות בין צרכי הארגון לצרכי המשתמשים. כשאנו מתכננים את המדיניות אנו חייבים לקחת בחשבון שכלל הפראטו עובד – לשמונים אחוז מהעובדים אין מידע שיכול לסכן בדרך כלל את הארגון ולכן אין זה נכון להחיל עליהם כללים שנכון יהיה להחיל על עשרים אחוז העובדים בעלי המידע הרגיש. אך אם הפתרון הנבחר פותר את בעיית אותם עשרים אחוזים ומוחל על מאת האחוזים של המשתמשים הרי שנבצע פגיעה בשימושיות של התהליך העסקי וכפועל יוצא, הפחתת פריון העובד.

המסקנה היא ברורה – כלי ניהול הניידות העסקית חייבים להיות מוטמעים לצד קביעת מדיניות ארגונית מפורטת בנושא. על המנמ"ר לא לחשוש לחזור ולדון במדיניות בפרקי זמן קצרים יחסית, לאור ההתפתחויות הטכנולוגיות והתפתחות תהליכי הניידות העסקית בארגון.