המשימה: שימור ידע ארגוני בעולם דיגיטלי

כתבה: אביבית בן סימון.

כולנו מנהלים חלק גדול מהתקשורת היומיומית שלנו עם העולם באמצעות ממשקים דיגיטליים שונים. אנחנו משתפים חוויות, דעות וידע ברשתות חברתיות, אפליקציות מסרים ועוד. הדבר לא שונה גם בארגונים: חיי היום יום של העובדים מתנהלים דרך פלטפורמות דיגיטליות ולכן, גם הידע הארגוני שנצבר בראש שלהם חייב לעבור דרך כלים דיגיטליים.

איך לשמור על הידע הארגוני?

מטרת העל של הארגון היא לשמר את הידע הארגוני בגבולותיו. כל עוד העובדים מתקשרים ביניהם באותם כלים דיגיטליים, כמו ווטסאפ ופייסבוק, וכך מעבירים ביניהם שאילתות, חומרי מידע, קווי עבודה מנחים ושאר נכסים חיוניים לארגון, הוא חייב לשאוף להנגיש לעובדים פלטפורמות דיגיטליות נוחות באותה המידה, שימנעו תסכול ויעודדו את שיתוף המידע היקר מפז.

יחד עם זאת, הנגשת פלטפורמה דיגיטלית נוחה עבור העובדים אינה מספיקה כדי לשמור על הידע בתוך הארגון. הטמעה נכונה וניהול מוצלח של פלטפורמה דיגיטלית לניהול הידע הארגוני מחייבת עבודה על פי מספר עקרונות מנחים: שינוי תפיסה, התאמת המערכת לצרכים ומתן תמריצים.

שינוי תפיסה – ההסתכלות על כיוון הזרמת הידע הארגוני מלמעלה כלפי מטה היא מיושנת. ערוצי זרימת המידע צריכים להיות פתוחים באופן שווה בפני כולם ובכל הכיוונים, ללא התניות או הנחיות מגבילות, כך שהמידע יוזרם מהעובד החדש ביותר ועד לעובד הוותיק והבכיר ביותר.

התאמת המערכת לצרכי העובדים – בחירת מערכת ניהול הידע הארגוני חייבת להתחשב בצרכי העובדים, ולכלול ממשק מזמין ותפעול ידידותי ופשוט. חשוב לזכור כי תשומת לבו של העובד היא מצרך נדיר שיש להתחרות עליו ולכן, מומלץ לבחור מערכת ניהול ידע שיודעת "לתת פייט" לפלטפורמות דיגיטליות פופולריות אחרות.

התאמתה לצרכי המנהלים – מערכת ידידותית שמציעה חוויית עובד טובה היא רק חלק מהחבילה. חשוב לבחור פלטפורמה שמכילה רכיבי מדידה שיאפשרו ניטור ושיפור של הידע הארגוני, וכן איתור של המומחים ומוקדי הידע החזקים בארגון.

מתן תמריצים – הצלחת ההטמעה והניהול של מערכת הידע בארגון טמונה בהענקת תמריצים לעובדים. פידבקים פומביים על מידע ששותף, קידום בתפקיד בזכות תובנות שעובד שיתף, בונוסים בעקבות העשרת הידע של עובדים נוספים, הגדרת עובדים כמומחים על בסיס מדידת המעורבות שלהם ועוד – כל אלה הם תמריצים שיעודדו את העובדים להשתמש במערכת.

על מנת לתת מענה מדויק לצרכי לקוחותיה בתחום, התחילה מטריקס לייצג באחרונה את פרוקומזו, סטארט-אפ ישראלי שמטרתו למצוא פתרון לידע הבלתי פורמלי שקיים אצל העובדים ולהביא לשיתוף, שימור ואחזור הידע לטובת כלל העובדים והארגון. הסטארט-אפ הוקם לפני שלוש שנים על ידי אופיר גולדשמיט. היישום משמש את העובדים כרשת חברתית פנים ארגונית לתכנים מקצועיים, כאשר בשונה מפתרונות אחרים בשוק, הוא היחיד שמאחד את הפן המקצועי הפורמלי והפן הא-פורמלי בפלטפורמה אחת, שנראית ומרגישה כמו רשת חברתית.

העובד במרכז

הארגונים, כגופים גדולים, עוברים בתקופה האחרונה אל מאחורי הקלעים, ומי שהופך להיות מרכז העניין הוא העובד. גישה זו מתחברת למגמה העולמית, שמתמקדת בחוויית העובד וביצירת סביבת עבודה שתעודד מעורבות חזקה שלו בארגון.

מהסיבות האלה, השיקולים בבחירת המערכת צריכים להתבסס על צרכיו של העובד ועל יצירת מנגנון תמרוץ לשיתוף הידע והתובנות שלו, תוך שינוי הגישה והסתכלות על זווית הראייה שלו לפני הכל. רק פלטפורמה שתעמוד בסטנדרטים הדיגיטליים הגבוהים ותספק חווית משתמש/עובד איכותית בתוך רשת חברתית רספונסיבית ונוחה תצליח להביא לשימור הידע הארגוני.

הכותבת היא מנהלת מרכז התמחות חוויית לקוח במטריקס.