המשימה: ניהול עסקים ולא ניהול מדפסות

ארגונים מגיעים כיום להבנה שהדפסה משרדית המתבצעת בעמדה מרכזית עשויה להסוות עלויות נסתרות וחוסר יעילות. ערכנו ראיון עם יניב אמינוף, מנהל מכירות החטיבה העסקית, Epson ישראל, על איך אימוץ פתרון של הדפסה היברידית ושימוש בטכנולוגיית הדיו העסקית, מהווים החלטה עסקית הגיונית 

בשנים האחרונות מדברים על "המשרד הדיגיטלי" ועל "היעלמות הנייר", אך הדפסת מסמכים פיזיים לעובדים ולעסקים נדרשת עדיין מעל לכל ספק, ועדיין, חברות ובמיוחד כיום, בעידן של הידוק חגורה, חייבות לחפש דרכים לנהל נכון את העלויות השוטפות.

יניב, איך זה בא לידי ביטוי בתנאי השטח, בעסקים עצמם?
"אחת הדרכים שבהן החברות יכולות לשלוט בעלויות ההדפסה, היא באמצעות הדפסה צבעונית בעמדה מרכזית. כלומר, במקום להמשיך ולתמוך במדפסות ומכונות צילום מבוזרות לקבוצות עבודה, אנו רואים שיותר ויותר חברות ממנפות את יתרון הגודל המצוי במרכוז של מכשירים רב-תכליתיים ומרכזי צילום מסמכים. אבל, עם זאת, ארגונים מגיעים כיום להבנה שהדפסה משרדית מרכזית עשויה להסוות עלויות נסתרות וחוסר יעילות. כאן נכנס לתמונה מושג חדש יחסית של 'הדפסה היברידית', שלהערכתי אכן מהווה החלטה עסקית הגיונית. נקודה נוספת למחשבה: איך נערכים למטלות ההדפסה כשחלק מהעובדים, בחלק מהזמן של השבוע, נמצא בכלל בבית?

מדפסת אפסון חסכונית לעסקים. צילום: יח"צ

אנו רואים כיום שארגונים רבים מנסים להעביר את תעבורת העבודה ממדפסות מחלקתיות ואישיות למרכזי הדפסה משולבים, שבהם ניתן לשלוט בקלות רבה יותר, הן על העלויות והן על הביצועים. זו גישה בהחלט נכונה, אלא שלריכוזית הזו יש לפעמים מספר מגרעות שלעתים קרובות קיימת נטייה להעלים מהן עין. כמו כל פרמטר מדיד בשדה הניהולי, גם כל ארגון צריך לנהל את עלויות ההדפסה שלו. ישנן עלויות שכולנו מכירים,  כמו עלות המדפסת והמתכלים, אבל ישנן עוד לא מעט עלויות חבויות, שלצערי לא נלקחות בחשבון על ידי המנהלים בארגונים. טכנולוגיית ההדפסה העסקית של Epson יודעת לחסוך מאות שקלים בשנה לכל עמדת הדפסה, כך שכמות המדפסות בארגון יכולה להביא לחסכון רב בעלויות החשמל, שאף פעם לא נלקחות בחשבון בעלויות ההדפסה. נושא נוסף הוא ניהול המתכלים השוטף. בשונה ממדפסות לייזר, שעתירות בסוגי מתכלים שונים, במדפסות הדיו העסקיות של Epson משתמשים רק במכלי דיו, דבר החוסך בזמן רב של ניהול מלאי והזמנות, וכמובן מונע השבתה של עמדות הדפסה. המחויבות לסביבה של Epson, שכבר זכתה לפרסים בכל העולם, מביאה גם את בשורת ההדפסה הירוקה למשרד. מדפסות ללא חימום וללא פליטת חלקיקים לאוויר ותרומה לסביבה ירוקה על ידי חיסכון בפסולת אריזה של המתכלים".

אז מרכז הדפסה טוב, אבל, לא תמיד? יש אלטרנטיבה?
"למרות הדיגיטציה בעסקים שקיימת כיום, רוב הארגונים ממשיכים לסמוך על עותקי נייר קשיחים כדי לבצע את העבודה. בסיכומו של דבר, עבודה ללא הדפסה לחלוטין אינה אופציה. ריכוזיות מתאימה לסביבות מסוימות, אולם, להערכתי ועל בסיס הניסיון שלנו ב-Epson, צריך לחשוב על פריסה מאוזנת יותר שכוללת צי מדפסות מבוזר ומותאם מקומי. על פי המודל שלנו, הפתרון נמצא בתמהיל של טכנולוגיית הדפסה, שהופך את ההדפסה למשימה קלה, ובה בעת מטפל בחלק מהדאגות הנפוצות ביותר של שימוש במרכזי הדפסה ארגוניים". 

מה האיזון שאליו אתה מכוון?
"בהתחשב בצורך ההולך וגדל לפרודוקטיביות ולבקרת עלויות, יותר ויותר ארגונים מוצאים כי הוספה של מדפסות רב-תכליתיות (MFP) צבעוניות ומרכזיות, יחד עם מדפסות טכנולוגיית דיו צבעוניות ומבוזרות, היא פתרון עסקי הגיוני, שמסייע למנוע אובדן פרודוקטיביות אינהרנטי והפרעות לזרימת העבודה. צריך לקחת בחשבון שטכנולוגיית הזרקת דיו הגיעה לשלב בו היא בהחלט יכולה להוות חלופה עסקית נכונה, כשהיא מפגינה עלות נמוכה, איכות גבוהה ושמירה נכונה יותר על איכות הסביבה.
איזון מתבקש נוסף, שגם הוא 'היברידי' בדרכו, הוא בעובדה שעובדים אשר עובדים חלק מהזמן בביתם, מצפים להיות מסוגלים להתמודד עם מטלות הדפסה, לעתים די גדולות. דרך אחת היא לשלוח את החומר להדפסה היישר למדפסת שבמשרד ולבקש שיאספו אותו, אבל, דרך שראינו הופכת ליותר ויותר פופולרית, היא לצייד עובדים במדפסות בטכנולוגיית דיו גם בביתם. לנו יש גם את הפתרונות הארגוניים ה'כבדים' יותר וגם היצע עשיר של מדפסות קטנות יותר לעובדים בבית.
ההמלצה שלי לכל מנמ"ר שעומד בפני פרשת דרכים: לייזר או טכנולוגיית דיו, לשקול היטב איזה שילוב של הדפסה מתאים ביותר לעובדים בארגון שלו. צריך לפעול כדי להתאים את המשאבים הזמינים (שגם הולכים ומצטמצמים) עם שיפורים בתהליך העסקי והאמצעים לבקרת עלויות, שיש להם השפעה ניתנת למדידה ומתמשכת. זה השלב בו צריך למצוא ספקים ושותפים עסקיים שמציעים את השילוב הנכון של מומחיות, חזון ויכולות שיאפשרו להפיק את המרב מהדפסה בארגון". 

למידע נוסף: היכנסו לאתר או [email protected]

להרשמה לאירוע לחצו כאן