עולם ללא נייר: פרס מצטייני המחשוב ל-SQLink
אחת הזוכות בטקס IT Awards של אנשים ומחשבים, שהתקיים היום (ג') בהשתתפות צמרת תעשיית ה-IT, היא קבוצת SQLink – מחברות התוכנה הגדולות בישראל. החברה קיבלה את פרס מצטייני המחשוב לשנת 2020 עבור טרנספורמציה דיגיטלית ומעבר לסביבת עבודה ירוקה ובריאה יותר, שהובילה מחלקת משאבי האנוש שלה.
ההחלטה להעניק ל-SQLink את הפרס התקבלה בעקבות פעילותה למען "עולם ללא נייר". הטקס הציב באור הזרקורים את התהליך המרשים שעברה הקבוצה – תהליך שהחל כבר ב-2019 והגיע לשיאו במהלך 2020.
"לפני כשנה וחצי החלטנו ליישם תהליכי טרנספורמציה דיגיטלית ב-HR שלנו", מספרת יעל ברק כהן, סמנכ"לית משאבי אנוש בקבוצה, "ובמסגרת זאת הוסבו כל תהליכי הגיוס וה-HR לתהליכים ללא נייר. הקבוצה השקיעה משאבים בהטמעת מערכות ממוחשבות לקליטת עובדים, וביניהן מערכת מבית מלם שכר שמטפלת בהפקת חוזים, בטפסי 101, בנהלי קליטה ועוד, וכן מערכת ממוחשבת לפניות עובדים".
סנכרון ואינטגרציה בין המערכות הפכו את תהליך הגיוס לפשוט ונוח יותר: עובד שמתקבל לעבודה מקבל קישור למסמכים הרגולטוריים והארגוניים. באפשרותו למלא אותם בזמנו הפנוי ומכל מכשיר, והם נשלחים ישירות למערכת ה-HR של הקבוצה ומתויקים בתיקו האישי (והדיגיטלי). תהליך הגיוס והקליטה מסתיים בקלות – והכול ללא פיסת נייר אחת.
"מהר מאוד ראינו כי טוב", מספרת ברק כהן, "והרחבנו את הטרנספורמציה לתחומים נוספים. חיפשנו פתרונות שיעשירו את חוויית העובדים שלנו וייצרו איתם ערוצי תקשורת אפקטיביים ואינטראקטיביים – ולכן השקנו את SQ4U, אפליקציה ארגונית (מבית Connecteam). באמצעות האפליקציה אנחנו מתקשרים טוב יותר עם העובדים, מחברים אותם בזמן אמת לכל מה שקורה בקבוצה, מנגישים מידע ארגוני ומאפשרים תקשורת דו כיוונית במהירות, ביעילות ובצורה חווייתית".
מודעות סביבתית וערך עסקי בעת ובעונה אחת
התהליך, שהחל מתוך מודעות סביבתית מפותחת ורצון ליצור שינוי של ממש, הביא עימו ערך עסקי ותועלות לקבוצה. "המחוברות הדיגיטלית המאפיינת כיום את מחלקת ה-HR מאפשרת לנו להציג נתונים מספריים מדויקים", מעידה ברק כהן, "ובעזרתם אנחנו יודעים לבנות דשבורד ניהולי כבסיס לקבלת החלטות, לערוך ניתוח אנליטי כדי לנבא מגמות עתידיות ולקשר בין מדדי ה-HR לתוצאות עסקיות כגון עלויות של תחלופת עובדים והחזר השקעה (ROI). בארגון שמונה אלפי עובדים, יש לכך חשיבות עצומה. בנוסף, זמן קליטת עובד חדש קוצר ב-50%, מדי חודש נחסכות 320 שעות עבודה וה-SLA של השירות הפנים ארגוני השתפר ביותר מ-20%".
היא מוסיפה שמשבר הקורונה הבליט אף יותר שההחלטה שהתקבלה הייתה נכונה: "המשק עבר לעבודה מרחוק, והשינויים שהטמענו הפכו את תהליכי הגיוס לפשוטים ומהירים יותר. התהליכים הבירוקרטיים הישנים הוזזו הצידה לטובת דיגיטציה מהירה ויעילה – מה שהוביל להסתכלות עסקית מעמיקה, לחיסכון בזמן ובכסף, וכמובן לחוויית מועמד ועובד נעימה ומקצועית יותר".
עשרות עצים ניצלו מכריתה
אך SQLink לא עצרה כאן. כחלוצה בתחום היא החליטה לפרוץ גבול נוסף: השימוש במדפסות הופסק לחלוטין. בצעד חסר תקדים הוצאו כל המדפסות ממשרדי הקבוצה, והעובדים עברו לשמירת מסמכים בארכיב דיגיטלי ייעודי. בסך הכול, מתגאים בקבוצה, נחסכו עד כה לא פחות מרבע מיליון (!) דפים במהלך השנה שחלפה, וכ-40 עצים ניצלו מכריתה והשמדה.
צעד נוסף היה הוצאת כל הכלים החד פעמיים ורכישת סט כלים לשימוש רב פעמי עבור כל עובד. השימוש בפלסטיק הופסק לגמרי, ובמידת הצורך נרכשים כלים מתכלים. בנוסף, נעשה שימוש בחומרי ניקוי וסניטציה "ירוקים", שלא פוגעים בסביבה ובבריאות העובדים.
"הפרס בהחלט מחמיא לנו, והוא מהווה הכרה ציבורית באג'נדה הסביבתית שלנו כקבוצה," מסכמת ברק כהן. "הצורך לשמור על העולם הופך ליותר ויותר קריטי ככל שעובר הזמן, והדרך שבה בחרנו מתאימה לתפיסה שלנו – שאצלנו, ב-SQLink, המחר פה כבר מאתמול".
