משולש הקסם בפרויקטי IT

אחד הדברים היציבים ביותר שקיימים בענף ה-IT, מאז היווסדו, הוא הצורך בביצוע פרויקטים שיעמדו בלוח הזמנים ובתקציב, ובעיקר לא יגיעו לספסלי בתי המשפט. רק באחרונה דווח על תביעת ענק שהגישה כיל נגד יבמ, על רקע הפסקת פרויקט ERP ענק. הביטוח הלאומי כיכב בכותרות לפני כשנה, לאחר שפרויקט החלפת מערכת הליבה שלו הופסק, לא לפני שהושקעו בו כמעט מיליארד שקלים. ההנהלה החדשה של הארגון משקמת בימים אלה את הפרויקט ושואפת להחזיר את ההשקעה. יש עוד לא מעט פרויקטים שלא מגיעים לסיומם, ולא תמיד מגיעים לכותרות או לבתי המשפט.

בדרך כלל, אנחנו שומעים על משברים כאלה במגזר הממשלתי-ציבורי או בארגונים גדולים במגזר הפרטי. בשני המקרים מדובר בסכומי כסף משמעותיים ומטבע הדברים, הפרויקטים האלה זוכים לתהודה תקשורתית. בכולם יש דבר משותף: אין גורם אחד שאשם בכישלון פרויקט. יש בעלי תפקידים, שאחראים ישירות על תקציבים וקבלת החלטות, אבל הם לא היחידים שהביאו לאי הצלחת הפרויקט

המתודולוגיה המקצועית בניהול פרויקטים גורסת ששלושה שחקנים עולים על המגרש ב-"משחקים" האלה: הלקוח, הספק וארגון ה-IT, שבדרך כלל מיוצג על ידי המנמ"ר והצוות הטכנולוגי שתחתיו. ההצלחה של הפרויקט טמונה קודם כל בתכנון ובהגדרת היעדים שלו. פה נכנס לתמונה הלקוח, שהוא במקרים רבים המשתמשים בארגון. לכן, וכדי שהפרויקט לא יהפוך לפיל לבן, תכנונו ותוצריו חייבים להיות מותאמים לדרישות של המשתמשים. לשם כך, ארגון ה-IT חייב לדבר בשפה שמובנת לכל הלקוחות-משתמשים בארגון. כלומר, בשפה העסקית שלו. שהרי פרויקט IT כושל יכול בקלות לפגוע בליבת העסקים של הארגון.

ועכשיו מגיעים לספקים. בדרך כלל, כאשר דנים בפרויקטים שנכשלו, מפנים אצבע לספק. הכי קל להאשים אותו ואת הטכנולוגיה שלו. זה לא מנותק מהמציאות, אבל, כאמור, הספק הוא לא השחקן היחידי על המגרש הזה. עליו לבצע תיאום ציפיות מלא עם הלקוח ושהוא יכול לספק את כל מה שהלקוח מבקש. מעבר לזה, עליו לכוון את הלקוח אילו מדרישותיו הן ריאליות ואילו לא, ובעיקר לסייע לו להגיע למטרה. כבר דובר רבות שהנוסחה המנצחת היא תמיד זו שבה הספק רואה את עצמו שותף. ושותפות היא לא רק במילים, כי אם בעיקר במעשים.

החשיבות שבחדשנות

יש כאן תפקיד חשוב לחדשנות: אחת הטענות המרכזיות של המנמ"רים כלפי הספקים היא שהם לא מתאמצים מספיק כדי להביא אותה, אלא ממשיכים להציע את אותם הדברים. אולם, חדשנות מהווה מרכיב מרכזי בהצלחה של פרויקטים, ועל כל הצדדים להבין זאת, כולל הספקים.

השיח בין שלושת השחקנים צריך להיות שוטף, ברור ובשפה שכולם מבינים. שקיפות ותיאום ציפיות הם המתכון להצלחה של פרויקט, גם אם הוא לא תמיד עומד בלוח הזמנים או בתקציב – כל עוד זה מקובל על כל הצדדים.

פורום היועצים של אנשים ומחשבים, C2, ידון בסוגיה זו במפגש שייערך ב-19 בדצמבר ב-yes Planet בראשון לציון. בין המרצים במפגש יהיו יואב צור, יועץ אסטרטגיה ופיתוח עסקי, רן טימור, סמנכ"ל השיווק והמכירות של סטורנט, נציג מטעם סיסקו ועדית שרויטמן, מנמ"רית החברה המרכזית למשקאות קלים.